我們身為工作女性，目標是做好崗位上的責任，並不斷提升自己。如何做到呢？

傳統認為，將「時間」和「精力」最大化，就能得到生產力。但《最有生產力的一年》這本書的作者，卻認為人的生產力包含三個要素：「時間」、「精力」以及「專注力」。

生產力 = 時間 x 精力 x 專注力

一心多用、被外界事物分心、長時間工作、工作次序安排不善…… 當「專注力」被分散，即使用兩倍的時間，都不見得能夠補回生產力上的損失。

反之，當專注力充足，大部分事情只需要很短的時間就能完成。因此，提升專注力，便成為增加時間的關鍵。

 

7個方法，提升專注力

1。每30-60分鐘站起來

人的專注力是有限的，一般來說是30分鐘，有些人可以連續專注近兩小時，有些人卻衹有15分鐘的意志力。因此，建議那些坐在寫字桌前、使用腦力工作的人，每做30-60分鐘，就小休5分鐘，讓頭腦清醒一下。

像我做病理科醫生的，長期坐在顯微鏡和電腦面前，需要極高的專注力。我通常處理5-8個簡單個案、或一兩個複雜個案之後，就會離開座位，喝杯水，跟同事聊幾句，收拾一下桌面，塗唇膏，吃塊朱古力，甚至純粹走去遠一點的垃圾桶拋垃圾。

衹需要短短5分鐘的放鬆，就能夠重新集中精神；即使心裡很想一鼓作氣完成所有工作，也應該理性地強迫自己停下來，保存實力，休養生息。但注意不要離開座位太久，否則就要多花時間收拾心情了。

2。調整工作環境

工作環境，必須符合作業流程，讓過程流快速，便可以節省時間。例如，我寫癌症的病理報告時，經常需要翻書確定第幾期，可是身體各部位與器官的分期方法都不同，於是我將其中幾種常見癌症的 staging criteria 複印（如肺癌、腸癌、胃癌、甲狀腺癌），貼在四周牆壁，這樣便不用每次都花時間翻書了。

常用的筆和文具，要放在容易拿到的位置；不常用的工具，卻必須放得遠遠的或是在抽屜內，以防阻礙擺放重要的紙筆。妥善使用桌面收納工具，事半功倍。

坐位要合符健康姿勢，否則腰痠頭痛，更拖慢了工作的節奏；有時候，一個坐墊、軟枕或腳踏，已經能夠大大改善情況。小風扇令空氣流通，桌燈讓光線充足，披肩、暖水壼幫助抵抗過強的空調，藍光眼鏡減低看屏幕的眼睛疲勞，這些都是提高效率必要措施。

3。減少外部干擾

（1）別經常看手機

專心致置的時候，突然被來電打斷，之後會很難恢復效率。因此，在專注工作的30-60分鐘時候，將手機調較至寧靜模式，拒絕檢查電郵和訊息，直至小休的時候才看手機。

（2）避開愛閒聊的同事

工作間總是有特別健談的人，喜歡隨時逗人說話，不管別人是否正在忙著。對於我這種人不擅長應付對話的人來說，閒聊交際之後，需要許多時間才能收拾心情，調節回工作模式。可是，禮貌上卻又不能對同事不瞅不睬。

於是我衹能採取以下措施，都是些笨法子，倘若你們有更好的方法，請告訴我：

– 當預測或感覺到健談同事要走過來時，自己先起來去上厠所。

– 將手機握在手中。當同事喋喋不休、不知要說到何年何月時，裝作手機震動有來電，說句「不好意思」，以扮接電話來停止閒聊。

– 趁健談同事走開跟別的同事閑談時，把握機會趕快的做。

– 邀請所有路過的同事加入聊天，然後在人多七口八舌時悄悄溜開，繼續工作。

4。不要分心二用

香港人節奏急促，擅長一心多用，同時進行兩樣以上的工作；我年輕時曾經也很為此而自豪。然而年紀越大，處理的事情越來越繁複，需要專心一意才能迅速完成；尤其是撰寫病理報告時，multitasking 更有弄錯病人的風險。因此我必須控制自己的心急，盡量每次衹集中看一個病人的檔案。

同時進行幾個項目，有時候效率反而更低，也容易因為不專心而出錯，而修正過錯需要時間，反而拖垮工作的進度。

5。善用時間思考

搭車上班，排隊等電梯，等買咖啡…… 利用這些「大腦空閒」的時間，先檢視當天的「待辦清單」，排列好先後次序；將要寫電郵的內容、要演講的說話，在心中默想一遍；這樣，一進公司就已經調節好心情，能夠立刻進入工作模式。

6。妥善安排工作次序

該當如何安排工作次序，才能達至專注效果？

– 有些人認為按照重要性的先後，順序排列。

– 有些人會先處理較緊急的事項，期限未到的留待最後。

– 有些人需要先完成幾項容易的工作，或是自己有興趣的任務，獲取滿足感後，然後才有心情去挑戰較難的項目。

– 有的則愛先做最艱難費時的，剩下的零散時間，才用來做瑣碎事務。

– 有些人上午頭腦清醒，專處理需要腦筋急速轉動的東西；有些人卻是下午工作效率比較高，早上未睡醒的時候衹做簡單的工作。

我認為，次序安排是因人而異，沒有一套特定的公式。可以肯定的是，正確的排列有助提高專注力，也幫助時間管理。

例如我自己上班，早上通常先做會影響別人的工作，先盡快將病理報告的錄音做好，好讓秘書能替我打印出來；預訂免疫組織化學染色法，讓化驗室同事有充足時間準備；同時趕快回覆醫生們的查詢，讓他們能及早與病人溝通商量治療方法。

下午的時間，就做一些不太急但需要專心的工作，像是為較困難複雜的案件翻書上網搜尋資料、替特別的病例拍下顯微鏡照片及咨詢專家、跟進癌症病例的免疫化驗及分子病理的檢查結果、準備醫學演講的簡報等等。

另外，也可以依照性質分類工作。將相同性質的工作放在一起做，可以減少重複前置工作的時間。舉例來說，朋友從事攝製工作，會將幾個客戶的影片，集中一次過處理配樂、字幕等方面，節省重複的工序和儀器操作。

7。暫時忘記家庭的事

許多人常常在做A事情的時候，心裡想著B事情；在應該做B事情的時候，卻滿腦子想著C事情。

作為母親，當正在上班工作時，腦裡卻不時浮現：「噢，我忘了在兒子的通告上簽名。」「 寶寶該打預防針了，還要替大女兒預約牙齒檢查……」「孩子過兩天要默書，有個字她總是拼得不對。」「丈夫的朋友星期五晚上過來吃飯，我得去一趟超市。」

雖然你仍能夠完成公司的工作，可是當腦子同時想著公司和家庭的事，壓力和疲憊卻是雙倍的，容易引起緊張、匆忙和焦慮的情緒，無緣故消耗了大量的生產力。

「做什麼事時想什麼事」，是忙碌人的工作法則。把注意力集中在眼前發生的事，「活在當下」，這才是健康的思想習慣。